BHP MEDIS 3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN

PENGELOLAAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI

DI RUMAH SAKIT

(3)

A.    Perhitungan kebutuhan BHP

Perhitungan kebutuhan BHP dilakukan dengan pola/metode konsumsi. Sedangkan perhitungan kebutuhan khusus obat sebenarnya dapat dilakukan dengan metode konsumsi atau berdasar pola penyakit pada periode yang lalu (metoda epidemiologis). Tetapi berdasar pertimbangan bahwa konsumsi obat periode yang lalu sesungguhnya juga menggambarkan pola penyakit yang ada saat itu, maka perhitungan kebutuhan obat lebih banyak dilakukan dengan pola konsumsi. Untuk RS Jogja perhitungan kebutuhan obat disarankan juga dilakukan dengan pola konsumsi.

Untuk dapat melakukan perhitungan kebutuhan BHP dengan pola konsumsi, ada beberapa konsep yang harus difahami terlebih dahulu, antara lain:

1.  Stok kerja. Adalah persediaan BHP rata-rata yang dibutuhkan untuk pelayanan selama periode tertentu misalnya satu bulan. Atau sama dengan pemakaian BHP rata-rata per periode tertentu, yang dapat dihitung berdasar pemakaian BHP pada periode yang lalu atau berdasar pemakaian BHP pada beberapa periode yang lalu. Sebagai contoh, pemakaian BHP rata-rata per-bulan dapat dihitung dari pemakaian BHP tahun lalu dibagi 12, atau pemakaian BHP selama 5 tahun terakhir dibagi 60 (dengan asumsi tidak ada waktu kosong);

2.     Stok cadangan/stok pengaman/stok buffer. Adalah perkiraan persediaan cadangan/ stok pengaman (buffer stock), bermanfaat untuk mengantisipasi kebutuhan yang disebabkan kemungkinan adanya fluktuasi penjualan/pelayanan. Mengenai besaran stok pengaman ini tergantung pada data pemakaian pada periode yang lalu.

3.  Stok Optimum. Adalah persediaan yang ideal yang harus ada, yang merupakan gabungan antara stok kerja dan stok pengaman. Stok optimum = Stok kerja + stok pengaman.

4.     Sisa stok. Adalah sisa persediaan akhir periode, misalnya sisa pada akhir bulan; atau sisa persediaan pada saat akan mengajukan permintaan/pembelian;

5.   Waktu tunggu (lead time), adalah rentang waktu sejak surat permintaan/pesanan dikirim kepada penyimpan/penyedia barang sampai dengan saat BHP diterima;

6.     Stok tunggu. Adalah persediaan yang dibutuhkan untuk pelayanan pelanggan selama waktu tunggu.

7.  Waktu order. Adalah waktu kapan saat yang tepat BHP harus dipesan, dengan perhitungan bahwa ketika permintaan/pesanan datang, persediaan BHP di gudang sama dengan stok pengaman.

8.  Stok order. Adalah persediaan BHP yang masih ada di gudang, pada saat mana permintaan/pesanan sudah harus dikirm pada penyimpan/penyedia BHP. Stok order = stok pengaman + stok tunggu.

Bagaimana cara menentukan besaran tingkat-tingkat stok tersebut? Perhitungan penentuan besaran tingkat stok dapat dilakukan berdasar data pengalaman waktu-waktu yang lalu. Hal penting yang perlu diingat adalah bahwa besaran (angka-angka) tersebut bersifat dinamis menurut waktu dan sangat spesifik untuk masing-masing BHP.

Berikut diberikan contoh perhitungan besaran tingkat stok, dengan asumsi data pemakaian suatu obat selama 6 bulan terakhir sebagai berikut:

Bulan	Jumlah Pemakaian	Deviasi	Keterangan
Januari Februari Maret April Mei Juni	58 box/ 100 tab 62 box/ 100 tab 55 box/ 100 tab 58 box/ 100 tab 57 box/ 100 tab 63 box/ 100 tab	(-) 1 (+) 3 (-) 4 (-) 1 (-) 2 (+) 4	Waktu tunggu misalnya 7 hari
Jumlah	353 box/ 100 tab
Rata-rata	58,84 box/ 100 tab (dibulatkan 59 box)

Dari data tersebut, pehitungan tingkat stok dapat dilakukan:

a.     Stok kerja per bulan = 59 box, dan stok kerja per tahun 708 box

b.   Stok pengaman ditentukan antara 3 atau 4 per bulan (dilihat dari fluktuasi pemakaian atau penyimpangan dari rata-rata). Dalam hal ini misalnya ditentukan stok pengaman 4 box, atau 7 %. Stok pengaman per tahun 7 % X 708 = 50 box.

c.   Stok Optimum (stok kerja + stok pengaman) = 758 box. Ini berarti bahwa stok yang paling ideal untuk satu tahun adalah 758 box.

d.     Untuk menghitung stok tunggu, maka harus dihitung terlebih dahulu stok kerja per hari, yaitu 59 box : 30 hari = 1,96 box, dibulatkan 2 box (diasumsikan bahwa dalam satu bulan melaksanakan pelayanan selama 30 hari).

e.     Dengan demikian stok tunggu adalah 2 box X 7 hari = 14 box

f.       Stok order adalah (stok pengaman + stok tunggu ) = (50 + 14) box = 64 box

C.1. Perhitungan Kebutuhan di Unit Penyimpan

Perhitungan kebutuhan BHP pada unit penyimpan dilakukan dua tahap. Tahap pertama menghitung jumlah BHP untuk memenuhi kebutuhan satu tahun untuk semua unit, dan tahap kedua menghitung kebutuhan dalam rangka pengadaan BHP. Yang dimaksud menghitung kebutuhan BHP untuk pelayanan satu tahun, adalah menghitung perkiraan kebutuhan BHP yng dibutuhkan untuk pelayanan satu tahun tanpa memperhitungkan BHP yang masih akan diterima dan atau dibutuhkan untuk pelayanan hingga akhir tahun. Sedangkan yang dimaksud menghitung kebutuhan BHP dalam rangka pengadaan adalah menghitung jumlah BHP yang harus diadakan melalui pembelian agar terjadi kesinambungan persediaan untuk kebutuhan pelayanan.

a.     Menghitung kebutuhan BHP untuk satu  tahun (rutin tahunan)

Perhitungan kebutuhan BHP untuk satu tahun dilakukan oleh unit penyimpan dan bukan oleh unit pengguna. Hal ini didasari pemikiran agar unit pengguna bisa lebih fokus pada pelayanan pasien. Perhitungan didasarkan pada data pemakaian pada masa-masa yang lalu. Seperti telah diuraikan di muka bahwa menghitung kebutuhan BHP untuk pelayanan satu tahun, adalah menghitung perkiraan kebutuhan BHP yng dibutuhkan untuk pelayanan satu tahun tanpa memperhitungkan BHP yang masih akan diterima dan atau dibutuhkan untuk pelayanan hingga akhir tahun. Dengan demikian, perhitunganya adalah sama dengan stok kerja per bulan dikalikan 12 bulan dan kemudian ditambah dengan stok pengaman. Dengan menggunakan asumsi data di atas maka :

-       Kebutuhan untuk 1 tahun (stok kerja per tahun) adalah 59 x 12 = 708 box

-       Stok pengaman sebesar 7 % X 708 box = 50 box

-     Jadi persediaan BHP ideal tahun yang akan datang (stok optimum per tahun) = 758 box. Di sini terlihat bahwa kebutuhan BHP untuk tahun yang akan datang adalah sama dengan stok optimum satu tahun.

b.     Menghitung kebutuhan BHP dalam rangka pengadaan (insidentil)

Kebutuhan BHP dalam rangka pengadaan adalah menghitung jumlah BHP yang harus diadakan melalui pembelian agar terjadi kesinambungan persediaan (tidak terjadi kekosongan BHP). Guna memudahkan pemahaman akan diberikan contoh perhitungannya. Misalnya perhitungan dilakukan pada awal bulan Juli. Masih menggunakan data di atas, tetapi ada tambahan data sisa stok akhir bulan Juni ada 100 box. Berapa obat yang harus diadakan pada bulan Juli? Perhitungannya:

- Kebutuhan untuk Juli-Desember = 6 bl X 59 box = 354 box

- Kebutuhan stok pengaman 7 % x 354 box = 25 box

- Total kebutuhan Juli s.d. Desember = 379 box. Perhatikan bahwa jumlah ini sama dengan stok optimum untuk 6 bulan.

- Jika persediaan akhir bulan Juni =100 box

- Maka kebutuhan tambahan BHP untuk diadakan bulan Juli = 379 – 100 box = 279 box. Atau sama dengan stok optimum dikurangi dengan sisa stok. Jika pesanan ternyata tidak dapat dilayani pada hari itu, jumlah pemesanan harus ditambah stok tunggu.

Kebutuhan tambahan sebesar 279 box ini dapat diadakan sekaligus jika memenuhi kaidah sebagaimana dibahas pada bab ‘Pengadaan’. Tetapi dapat pula diadakan bertahap, dengan besaran BHP yang akan diadakan = stok optimum dikurangi sisa stok, ditambah stok tunggu.

C.2. Perhitungan Kebutuhan di Unit Pelayanan/Pengguna

Berbeda dengan unit penyimpan, unit pelayanan/ pengguna tidak berhubungan langsung dengan rekanan penyedia BHP melainkan berhubungan langsung dengan unit penyimpan. Oleh karena itu unit pelayanan/ pengguna hanya melakukan perhitungan kebutuhan sebagai bahan mengajukan permintaan BHP ke gudang unit penyimpan sewaktu-waktu stok di unit pelayanan telah mulai menipis. Maka perhitungan kebutuhan untuk permintaan ke unit penyimpan ini dilakukan dengan metode insidentil. Permintaan BHP dilakukan pada saat stok di unit pengguna/pelayanan telah mencapai stok order atau secara periodik bulanan.

Agar mudah dimengerti, dalam contoh perhitungan kebutuhan BHP berikut akan diuraikan secara bertahap. Sebagai ilustrasi, diasumsikan Instalasi Pemulasaraan jenazah memiliki data sbb:

§   Setiap bulan rata-rata menghabiskan 300 potong sabun mandi.

§   Waktu tunggu kiriman dari pengurus barang  2 hari

§   Stok pengaman 10 %

Dari data tersebut dapat dihitung:

§   Stok kerja per bulan = 300 potong

§   Berarti pemakaian (stok kerja) per hari = 10 potong (1 bulan dihitung 30 hari)

§   Stok pengaman 10 % x 300  = 30 potong

§   Stok optimum = stok pengaman + stok kerja = (30 + 300) = 330 potong

§   Waktu tunggu 2 hari, berarti stok tunggu = 2 hr x 10 potong = 20 potong

§   Stok order = stok pengaman + stok tunggu = (30 + 20)  = 50 potong

Dengan demikian, pada saat persediaan sabun di Instalasi Pemulasaraan Jenazah tinggal 50 potong (mencapai stok order), maka LPLPB sudah harus dikirim ke pengurus barang. Yang diminta berapa? Dalam kasus ini yang diminta adalah sama dengan stok kerja karena pada saat itu itu sisa stok sama dengan stok order, dimana stok order adalah stok pengaman ditambah stok tunggu. Bagaimana jika permintaan tidak dilakukan pada saat stok tidak sama dengan stok order? Jumlah yang diminta adalah sama dengan stok optimum dikurangi sisa stok ditambah stok tunggu.

Seiring dengan berjalannya waktu, data penggunaan atau pemasaran BHP tersebut harus selalu di-update sehingga perhitungan kebutuhan BHP tidak jauh meleset dari kebutuhan yang sesungguhnya.

©