BHP MEDIS 5: PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BMHP
PENGELOLAAN
BAHAN MEDIS HABIS PAKAI
DI RUMAH SAKIT
(5)
PENERIMAAN
BHP
yang baru datang dari suplier
kemudian dimasukkan ke dalam gudang karantina. Selama dalam gudang karantina
inilah proses pemeriksaan mutu dilakukan. Pemeriksaan mutu dan penerimaan BHP
menjadi tugas dan tanggung jawab panitia penerima barang/jasa yang khusus
dibentuk untuk itu. Penerimaan dan pemeriksaan mutu BHP merupakan rangkaian
kegiatan dalam pengadaan BHP. Tujuanya adalah untuk menjamin/meyakinkan bahwa
jenis, jumlah, harga dan mutu BHP yang diterima memenuhi persyaratan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Pemeriksaan mutu di sini dapat hanya berupa pemeriksaan
secara fisik/ pemeriksaan organoleptik (rasa, warna dan bau), namun dapat pula
dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium. Dalam hal mutu, perhatian
khusus harus diberikan pada BHP yang berupa obat dan reagensia, dimana kedua
bahan tersebut memiliki standar mutu yang sangat ketat, karena menyangkut nyawa
dan atau keselamatan pasien serta kemungkinan efek samping yang terjadi. Hal
tersebut disesuaikan dengan persyaratan pengadaan yang telah ditentukan
sebelumnya.
Pemeriksaan
organoleptik adalah pemeriksaan dengan panca indera, untuk memeriksa apakah ada
perubahan rasa, warna dan bau dari suatu bahan. Bila suatu bahan telah berubah
rasa, warna atau baunya, maka ada kemungkinan bahan tersebut telah mengalami
kemunduran kualitas/rusak. Sedangkan untuk lebih meyakinkan kualitas suatu
bahan dapat dilakukan uji laboratorium.
Contoh
pemeriksaan organoleptik untuk obat antara lain misalnya:
1.
Tablet (warna, bau, rasa, bentuk fisik,
kemasan, label)
2.
Tablet salut (basah atau lengket, warna,
bentuk fisik, kemasan dan label)
3.
Kapsul (warna, bau, kapsul terbuka, kapsul
kosong, rusak atau lengket, kemasan dan label)
4.
Cairan (warna, kejernihan, homogenitas,
kemasan dan label)
5.
Salep (warna, konsistensi, kemasan, label)
6.
Injeksi (warna, kejernihan untuk larutan,
homogenitas untuk serbuk, kemasan dan label)
Jika
uji laboratorium perlu dilakukan; pengujian obat, reagensia, bahan pangan dan
makanan dapat dilakukan di Balai Pengawasan Obat dan Makanan (Balai POM) atau
laboratorium lain yang telah terakreditasi. Setelah mutu BHP dan persyaratan
lain dinilai memenuhi semua persyaratan, kemudian dibuatkan tanda terima berupa
berita acara penerimaan (ditanda-tangani oleh panitia penerima dan pihak
penyedia barang), yang dilampiri dengan berita acara hasil pemeriksaan mutu
tersebut. Oleh panitia penerima kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Bagian
Tata Usha/ pengurus barang. Tetapi khusus BHP medis, oleh pengurus barang rumah
sakit selanjutnya diserahkan pada Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit untuk
pengelolaan selanjutnya. Dan kemudian dari gudang karantina BHP dimasukkan ke
gudang penyimpanan. Jadi, BHP non medis dikelola oleh Sub Bagian Tata Usaha
& RT atau petugas Pengurus Barang, sedangkan BHP medis dikelola oleh Instalasi Farmasi
Rumah Sakit.
PENYIMPANAN
Penyimpanan
meliputi kegiatan menyimpan BHP dalam rangka menjaga agar keamanan dan mutu BHP tetap terjamin. Oleh karena itu BHP
harus ditempatkan pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta bebas dari
faktor-faktor yang dapat merusak mutu BHP. Jadi, tujuan penyimpanan BHP adalah
sebagai berikut:
1. memelihara/menjaga
mutu BHP, misalnya agar tidak tercemar bahan lain atau binatang;
2. menghindari
penggunaan yang tidak bertanggung-jawab;
3. menjaga
kelangsungan ketersediaan BHP;
4. memudahkan
pencarian;
5. memudahkan
pengawasan.
Untuk
mencapai tujuan-tujuan tersebut, ada beberapa kegiatan yang harus dilaksanakan
dalam penyimpanan BHP antara lain:
1. Pengaturan
tata ruang.
Tata ruang harus diatur sedemikian rupa sehingga memberi kemudahan dalam
penyimpanan, penyusunan, pencarian, pengambilan dan pengawasan. Di ruang
penyimpanan BHP, antara lain harus memberi kemudahan petugas untuk bergerak,
ada sirkulasi udara yang baik, tersedia palet dan rak yang cukup, tersedia
tempat penyimpanan khusus misalnya cold
chain, lemari tertutup untuk narkotika serta tidak mudah menyebabkan
kebakaran.
2. Pedoman/ pola
penyimpanan BHP di persediaan. Ada beberapa pola yang dapat
diterapkan dalam penyimpanan BHP, antara lain misalnya pemisahan antara stok
besar dari stok kecil, FIFO (first in
first out), FEFO (first expire first
out), berdasar bentuk, berdasar alfabet, berdasar kemasan, berdasar
kerentanan terhadap suhu atau sinar matahari, berdasar golongan, berdasar
kecepatan sirkulasi (fast/ slow moving),
BHP yang lebih berat sebaiknya ditaruh di rak bawah, bahan makan hendaknya
dipisah dari bahan berbahaya misalnya sabun dan sebagainya.
3. Pencatatan
persediaan.
Guna memudahkan pengamatan dan pengawasan serta
pengendalian persediaan, maka sejak BHP datang sudah harus mulai dicatat pada
buku penerimaan. Setelah BHP disimpan, kemudian dicatat pada dua jenis kartu
stok, yaitu kartu stok barang dan kartu stok induk/kartu stok pengendali. Kartu
stok barang berada bersama dengan BHP yang bersangkutan di rak, sedangkan kartu
stok induk berada di kantor/bagian administrasi. Kedua kartu stok harus
mencatat setiap transaksi/ mutasi BHP yang bersangkutan sehingga kedua kartu
stok tersebut dapat digunakan sebagai alat saling kontrol. BHP yang sudah
dikeluarkan dari gudang/ didistribusikan ke unit pelayanan atau sudah
diserahkan pada pasien harus segera dicatat pada buku pengeluaran dan kartu
stok. Manfaat kartu strok induk selain digunakan sebagai sumber informasi pada
saat pembuatan laporan dan penyusunan rencana kebutuhan, juga digunakan sebagai
alat pengendali persediaan. Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi
khususnya komputer, pencatatan dan pelaporan dapat dilakukan baik secara manual
maupun elektronik, atau bahkan dengan menggunakan kedua cara sebagai back-up.
4.
Pengelolaan laporan. Pengelolaan laporan dimaksudkan untuk
memperoleh data yang akan digunakan sebagai bahan perhitungan tingkat stok
serta perhitungan kebutuhan obat. Tetapi yang perlu diingat, ialah bahwa rumah
sakit merupakan sebuah lembaga pelayanan kesehatan dan oleh karenanya jangan
terlalu direpotkan dengan pencatatan dan pelaporan yang terlalu panjang, rumit
dan berbelit, apalagi sampai terjadi pengulangan pekerjaan. Format laporan harus
disusun sedemikian rupa sehingga nantinya dapat memperoleh data yang lengkap
dan akurat sebagai bahan perhitungan:
a.
Pemakaian rata-rata per
periode/ stok kerja
b.
Stok pengaman
c.
Stok tunggu (untuk
pengadaan
BHP secara insidentil)
d.
Stok order (untuk
pengadaan
BHP secara insidentil)
e.
Stok optimum (untuk
pengadaan
BHP secara insidentil)
f.
Perhitungan kebutuhan BHP
g.
Perhitungan sisa stok
h.
Perhitungan pengadaan BHP
5. Pengamatan mutu. Pengamatan mutu BHP di ruang
penyimpanan cukup dilakukan secara organoleptik sebagaimana dilakukan pada saat
pemeriksaan di gudang karantina. Sedangkan pengujian laboratorium hanya
dilakukan terhadap BHP tertentu yang dicurigai telah mengalami penurunan
kualitas. Khusus untuk BHP yang berupa obat dan reagensia, sedapat mungkin
dilakukan pemeriksaan:
a. Tablet, tidak terjadi
perubahan rasa warna dan bau, tidak ada kerusakan berupa noda/ bintik-bintik,
lubang, sumbing, pecah, retak atau lembab dan kaleng atau botol rusak atau
berubah bentuk;
b.
Kapsul, tidak terjadi perubahan warna isi
kapsul, kapsul tidak terbuka, kosong, rusak atau lengket satu sama lain;
c.
Tablet salut, tidak terjadi pecah-pecah/
retak, tidak berubah warna;
d.
Cairan, tidak menjadi keruh atau timbul
endapan, konsistensi tidak berubah, warna, bau atau rasa tidak berubah,
botol-botol tidak rusak atau bocor, kotak pembungkus tidak ada noda caira BHP;
e. Salep, warna tidak berubah, pot atau tube
tidak rusak atau bocor, bau tidak berubah;
f. Injeksi, wadah tidak
bocor (vial atau ampul), tidak terdapat partikel asing (serbuk), larutan tidak
tampak keruh atau ada endapan, warna larutan tidak berubah.
Apabila
ternyata ada BHP yang sudah tidak dapat digunakan karena berbagai alasan, maka
sebaiknya disimpan secara terpisah guna menghindari kontaminasi, dan kemudian dihapuskan dengan cara ditanam
atau dibakar, dengan dibuatkan berita acara.
©
Comments
Post a Comment