BHP MEDIS 2: KONSEP PENGOLAAN BHP MEDIS

PENGELOLAAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI

DI RUMAH SAKIT

(2)

KONSEP PENGELOLAAN BHP

Kata pengelolaan merupakan terjemahan dari manajemen, yang menurut arti kata berarti suatu cara untuk mengendalikan dan mengorganisir suatu kegiatan/ urusan atau organisasi. Sedangkan menurut arti istilah, manajemen berarti suatu kemampuan atau ketrampilan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya, dengan menggerakkan orang lain yang mempunyai tujuan yang sama. Demikian pula pengelolaan BHP, juga merupakan suatu ketrampilan untuk melaksanakan serangkaian kegiatan yang meliputi aspek perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan BHP. Dengan demikian, pengelolaan BHP sesungguhnya merupakan serangkaian kegiatan penerapan fungsi-fungsi manajemen tersebut. Secara rinci kegiatan pengelolaan BHP meliputi sebagai berikut:

1.       Perencanaan, yang mencakup pemilihan item, perhitungan dan penentuan jumlah kebutuhan setiap item BHP;

2.       Pengadaan, yang mencakup pemilihan metode pengadaan, proses pembelian, pemantauan dan pengendalian tingkat stock (stock level), pemeriksaan/ pengujian mutu dan penerimaan;

3.       Penyimpanan, meliputi penataan gudang, cara penyimpanan, monitoring mutu, pencatatan dan pelaporan;

4. Pendistribusian, pengendalian persediaan (oleh unit penyimpan), penyiapan, pengeluaran, pengecekan dan pengiriman/pengambilan;

5.  Penggunaan, meliputi peresepan (khusus dalam hal obat), peracikan/penyiapan (dispensing), pemberian informai dan penyuluhan;

6.       Dukungan manajemen, meliputi struktur organisasi, pendanaan, sistem informasi dan sumber daya manusia (tidak dibahas dalam pedoman ini)

PERENCANAAN

A.     Alur Perencanaan

Di RS Jogja ada dua model perencanaan, yaitu perencanaan yang dilakukan rutin tahunan guna menyusun prediksi kebutuhan riil BHP dan anggaran; dan perencanaan insidentil yang digunakan untuk menghitung kebutuhan BHP setiap saat/insidentil untuk pemenuhan kebutuhan pelayanan satu periode/bulan. Hasil perhitungan tahunan, walaupun sudah didasarkan pada data-data yang riil biasanya masih akan mengalami banyak perubahan terkait dengan fluktuasi jumlah kunjungan pasien.

Perencanaan perhitungan kebutuhan BHP untuk pemenuhan kebutuhan pelayanan selama satu tahun dilakukan oleh unit penyimpan (instalasi farmasi atau pengurus barang) dan kemudian disampaikan ke Seksi/Sub Bagian terkait, selanjutnya diteruskan ke Sub Bagian Administrasi Data dan Pelaporan sebagai bahan penyusunan Rencana Bisnis Anggaran (RBA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) rumah sakit (lihat gambar). Hasil perhitungan ini masih bersifat prediktif tentative dan digunakan sebagai dasar penyusunan RBA dan DPA RS pada tahun yang akan datang. Walaupun perhitungan kebutuhan BHP dipersiapkan untuk mengantisipasi kebutuhan pelayanan selama satu tahun, tetapi pengadaanya tetap dilakukan secara  bertahap sesuai dengan fluktuasi kebutuhan pelayanan bulanan. Oleh karena itu unit penyimpan dan seksi/sub bagian terkait memiliki tugas melakukan pengendalian persediaan di gudang penyimpanan. Jika persediaan BHP masih dinilai cukup untuk pelayanan satu periode (satu bulan), maka BHP tidak perlu dibeli lagi walaupun anggaran yang dialokasikan masih banyak. Sebaliknya, walaupun anggaran yang dialokasikan sudah terserap habis, tetapi pembelian harus diupayakan tetap dapat dilakukakan agar pelayanan pasien tetap dapat dilakukan. Hal ini dimungkinkan sepanjang pendapatan RS melebihi target yang telah ditetapkan. Dan logikanya memang harus begitu, jika BHP yang dibeli habis terjual maka pendapatannya harus melebihi target.

Tujuan dan manfaat perencanaan kebutuhan BHP yang baik adalah sebagai berikut: Perencanaan kebutuhan BHP merupakan salah satu fungsi pengelolaan BHP paling awal. Fungsi ini sangat penting karena mutu perencanaan akan berpengaruh terhadap fungsi-fungsi pengelolaan BHP berikutnya. Sebagai ilustrasi, di rumah sakit, walaupun proses pengobatannya ditangani dengan sangat baik, tetapi kalau ternyata obat yang dibutuhkan tidak tersedia (karena tidak diperhitungkan pada saat perencanaan), maka hasil pengobatannya tidak akan maksimal. Demikian pula diagnosa tidak dapat ditegakkan dengan baik apabila tidak tersedia reagensia yang lengkap, yang tentunya akan mengecewakan pelangggan dan mengurangi keuntungan rumah sakit. Tetapi sebaliknya, bila BHP disediakan berlebihan (misalnya karena salah hitung dalam perencanaan), juga dapat mengakibatkan kerugian karena BHP mungkin akan mengalami kerusakan atau daluwarsa, atau setidaknya organisasi menjadi tidak efisien karena uang akan tertanam dalam bentuk BHP. Jadi, fungsi perencanaan memiliki peranan yang sangat penting.

1.       Efisiensi dan efektifitas penggunaan dana, dengan hanya memilih BHP yang memang sangat dibutuhkan dan relatif murah harganya;

2.       Estimasi kebutuhan BHP yang akurat, sehingga tidak terjadi penumpukan di gudang;

3.       Menyamakan persepsi pihak pengguna/pelaksana pelayanan dengan pihak penyedia BHP.

Sebagaimana telah diuraikan di muka bahwa fungsi perencanaan memiliki dua kegiatan utama yaitu (a) Pemilihan item BHP (b) Perhitungan dan penentuan jumlah BHP per item yang akan diadakan.

B.    Pemilihan item BHP

Sebagaimana diketahui bahwa banyak sekali jenis BHP yang dibutuhkan rumah sakit, terlebih lagi mengenai obat di mana jenis dan produk obat yang beredar di pasaran baik dengan nama generik maupun dengan nama dagang sangat variatif. Betapapun kuatnya modal/ dana yang dimiliki rumah sakit, tentu tidak mungkin akan menyediakan seluruh item BHP tersebut. Oleh karena itu perlu ditentukan BHP/obat apa yang harus tersedia dan BHP/obat apa yang tidak harus tersedia, atau BHP/obat apa yang harus tersedia tetapi tidak perlu terlalu banyak. Kriteria yang lazim digunakan untuk melakukan pemilihan item BHP antara lain:

1.       Relevan dengan pola penyakit yang dilayani yang membutuhkan BHP, ini berarti bahwa BHP tersebut sangat dibutuhkan oleh masyarakat banyak;

2.       Khasiat/manfaat dan keamanan BHP tersebut telah terbukti, sehingga keamanan dan keselamatan pasien dapat terjamin. Khasiat/manfaat dan keamanan ini harus telah dibuktikan dengan uji mutu/uji klinik yang terakreditasi.

3.       Memiliki stabilitas yang baik, tidak mudah rusak serta tanggal daluwarsa yag masih panjang;

4.       Sifat-sifat BHP tersebut telah dikenal dengan baik, sehingga segala sesuatunya telah dapat diperhitungkan, baik manfaat maupun keamanannya.

5.       Mampu diproduksi secara lokal dan massal, sehingga ketersediaan BHP di pasaran terjamin;

6.       Murah, sehingga dapat dijangkau oleh seluruh lapisan masyarakat. Dalam hal harga, sepanjang memiliki kualitas yang setara hendaknya dipilih BHP yang lebih murah, sehingga dengan dana yang sama dapat dimanfaatkan secara lebih efektif dan efisien; serta harga jual yang kita tentukan masih terjangkau oleh daya beli masyarakat;

7.       Khusus untuk obat, agar diupayakan dalam bentuk sediaan tunggal, dimana hal ini untuk mengurangi kemungkinan terjadinya interaksi antar obat; atau konsumsi obat yang sesungguhnya tidak diperlukan oleh pasien. Sediaan ganda masih dapat dibenarkan sepanjang terbukti bahwa dalam bentuk sediaan ganda tersebut memiliki kelebihan dibanding sediaan tunggalnya, atau jika masing-masing komponen memang dibutuhkan oleh pasien;

8.       Khusus untuk obat, diupayakan memilih bentuk sediaan yang mudah dimanfaatkan, guna mengurangi ketergantungan pasien terhadap tenaga kesehatan dan mengurangi kemungkinan penggunaan yang salah.

9.       Khusus untuk obat, memiliki sifat farmakokinetik yang baik, guna menjamin khasiat terhadap pasien, serta menentukan kapan dan berapa kali harus minum obat;

10.    Jumlah item BHP jangan terlalu banyak. Ada beberapa alasan kenapa jumlah item BHP tidak boleh terlalu banyak. Pertama, akan menyebabkan in-efisiensi organisasi karena banyak dana yang nantinya akan terserap dan berhenti dalam bentuk barang. Padahal suatu organisasi akan lebih profitable bila sebagian besar uang senantiasa berputar. Kedua, dengan semakin banyaknya item BHP akan semakin besar pula kemungkinan BHP tersebut mengalami kemunduran kualitas (rusak atau daluwarsa) yang tentunya hal tersebut akan merugikan rumah sakit. Yang ketiga, semakin banyak jumlah item BHP akan semakin banyak membutuhkan ruang penyimpanan atau ruang gudang, sementara kapasitas gudang rumah sakit Jogja masih sangat terbatas. Keempat, semakin banyak item BHP akan membutuhkan semakin banyak jumlah SDM yang mengelola serta membutuhkan kemampuan SDM yang lebih tinggi. Dan kelima, semakin banyak item BHP akan semakin mempermudah terjadinya pencurian, jika tidak dibarengi dengan administrasi barang yang tertib, konsisten, rapi, akurat dan memiliki akuntabilitas yang tinggi.

Atas dasar dan pertimbangan kriteria-kriteria tersebut di atas, maka dalam implementasinya ada langkah-langkah penting yang harus diambil sebelumnya, yaitu penyusunan standar kebutuhan BHP.

Khusus dalam hal obat, perlu disusun pedoman pengobatan standar (Standard treatment guideline) dan formularium (Formulary manual and formulary list). Pedoman pengobatan standar adalah petunjuk standar/ baku yang disusun secara bersama-sama  oleh para pakar untuk memperoleh kesepakatan tentang bagaimana penatalaksanan terbaik terhadap suatu penyakit. Kesepakatan dicari tentu harus dengan memperhatikan kondisi penyakitnya itu sendiri, khasiat, keamanan, harga, interaksi obat, kelebihan dari obat lain dan pertimbangan lainya agar memberikan efek pengobatan yang optimal. Dengan adanya kesepakatan ini, diharapkan tidak akan terjadi variasi item BHP/obat yang besar yang berakibat pada semakin besarnya jumlah item BHP/obat yang harus disediakan.

Apabila semua jenis penyakit yang sering dijumpai telah disusun penata-laksanaannya yang baku, maka kemudian dapat disusun sebuah daftar yang berisi obat-obat yang harus tersedia/ disediakan untuk mengobati penyakit-penyakit tersebut. Daftar inilah yang biasa disebut dengan formulary list.

Agar setiap orang yang berkepentingan dapat setiap saat melihat kembali karakteristik dan sifat-sifat suatu obat, maka karakter, sifat-sifat dan semua informasi tentag setiap obat tersebut kemudian dimuat dalam sebuah paparan monografi. Kumpulan dari paparan monografi inilah yang disebut sebagai formulary manual, atau sering hanya disebut sebagai ‘formularium’ saja.

Pemilihan item BHP sebagaimana tersebut di atas memang memerlukan langkah besar dan pengetahuan yang komprehensif dan menyeluruh serta melibatkan banyak ragam ilmu pengetahuan/multi-disipliner. Namun demikian hal ini akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan dana rumah sakit yang signifikan.

©